Образец заполнения путевого листа

Тема: Образец заполнения путевого листа

Введение

Образец заполнения путевого листа — это официальный документ, который используется для учёта и контроля работы транспортного средства и водителя. Этот первичный учётный документ служит основанием для списания расходов на ГСМ (горюче-смазочные материалы) и начисления заработной платы водителю. Правильное оформление бланка путевого листа является обязательным для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих транспорт в коммерческих или служебных целях.

Он требуется в различных ситуациях — от подтверждения расходов перед налоговой службой до доказательства законности перевозки при проверке ГИБДД. Типичные случаи, когда необходим путевой лист:

• Коммерческие грузовые и пассажирские перевозки.
• Использование служебного автомобиля сотрудником для поездок по делам компании.
• Работа такси или спецтехники (строительной, коммунальной).
• Для подтверждения маршрута и пробега арендованного транспорта.

В этой статье мы разберём, когда и зачем нужен путевой лист, как правильно его заполнить, какие частые ошибки встречаются при оформлении и что говорит об этом закон. Здесь вы найдёте актуальный образец, пошаговую инструкцию и ответы на популярные вопросы.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист выполняет несколько ключевых функций и является незаменимым документом для любой организации с автопарком. Вот основные цели его оформления:

• Обоснование расходов на топливо. Это главная причина. На основании данных о пробеге, указанных в документе, бухгалтерия списывает затраты на бензин, дизель или газ, что позволяет уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Без путевых листов налоговая инспекция может не принять эти расходы к учёту.
• Расчёт заработной платы водителя. Для водителей со сдельной или повременной оплатой труда путевой лист является основанием для начисления зарплаты. В нём фиксируется отработанное время, пробег и объём выполненной работы.
• Контроль за водителем и транспортом. Документ позволяет отслеживать маршрут движения автомобиля, его пробег и время работы. Это помогает предотвратить нецелевое использование служебного транспорта в личных целях.
• Подтверждение прохождения предрейсовых осмотров. В путевом листе обязательно ставятся отметки о прохождении водителем медицинского осмотра, а также о проверке технического состояния транспортного средства перед выездом на линию. Это требование безопасности дорожного движения.
• Документ для ГИБДД. При остановке инспектором ГИБДД водитель, управляющий служебным автомобилем, должен предъявить путевой лист (в случаях, установленных законом, например, при перевозке пассажиров и багажа, грузов). Его отсутствие может повлечь за собой штраф.

Кто обязан оформлять путевой лист

Обязанность по оформлению путевых листов распространяется на определённые категории лиц, использующих транспортные средства. Закон не делает исключений в зависимости от формы собственности или вида деятельности, если эксплуатация транспорта подпадает под установленные правила.

• Юридические лица. Любые организации (ООО, АО и т.д.), которые владеют или арендуют транспортные средства и используют их для нужд своего бизнеса или для перевозки грузов, пассажиров и багажа. Это касается как транспортных компаний, так и любых других фирм, где есть хотя бы один служебный автомобиль.
• Индивидуальные предприниматели (ИП). Если ИП использует транспорт для осуществления предпринимательской деятельности (например, в такси, грузоперевозках или для доставки товаров), он также обязан оформлять путевые листы на каждую поездку.
• Физические лица (в редких случаях). Если физическое лицо не является ИП, но управляет транспортом, принадлежащим юрлицу или ИП (например, по трудовому договору), то оформлять документ обязан работодатель. Если же физлицо использует личный автомобиль для личных нужд, путевой лист не требуется.

Важно: обязанность оформления возникает при эксплуатации любого вида транспорта, включая легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы, трамваи и даже спецтехнику.

Что должно быть в путевом листе

Согласно Приказу Минтранса № 390 от 28.09.2022, путевой лист должен содержать ряд обязательных реквизитов. Компания может разработать собственную форму бланка, но все перечисленные ниже сведения в ней должны присутствовать.

• Срок действия документа. Указывается дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если он оформляется на несколько дней — даты начала и окончания срока.
• Сведения о собственнике (владельце) ТС. Для юрлица: наименование, организационно-правовая форма, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП: ФИО, адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве. Тип, марка и модель ТС; государственный регистрационный номер; показания одометра при выезде и заезде; дата и время выезда и возвращения на парковку.
• Сведения о водителе. Фамилия, имя, отчество; серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения; СНИЛС.
• Сведения о медосмотре. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра, заверенные подписью медработника с расшифровкой и указанием наименования медорганизации (если применимо).
• Сведения о предрейсовом контроле технического состояния. Дата и время проведения контроля, подпись контролёра с расшифровкой, подтверждающая исправность ТС.
• Сведения о перевозке. Указывается вид сообщения (городское, пригородное, междугородное) и вид перевозки (регулярная, по заказу, для собственных нужд).

С 1 марта 2023 года также стало возможно оформление электронных путевых листов (ЭПЛ).

Как правильно заполнить путевой лист

Заполнение документа требует внимательности, так как любая ошибка может привести к претензиям со стороны контролирующих органов. Процесс можно разделить на несколько этапов.

Шаг 1 — Заполнение заголовочной части

В верхней части бланка указывается его название, номер (в соответствии с внутренней нумерацией организации) и срок действия. Сразу же вносятся полные реквизиты собственника (владельца) транспортного средства, как указано в нормативных требованиях.

Шаг 2 — Внесение данных о водителе и автомобиле

Заполняются все поля, касающиеся водителя: его ФИО, номер ВУ и СНИЛС. Далее вносятся сведения об автомобиле: марка, модель, госномер. Важно точно зафиксировать показания одометра (пробег) на момент выезда с парковки.

Шаг 3 — Прохождение обязательных контролей

Это один из важнейших этапов. Водитель проходит предрейсовый медосмотр, а ответственный сотрудник (механик, контролёр) проверяет техническое состояние автомобиля. Их подписи, даты и время осмотров обязательно фиксируются в соответствующих графах. Без этих отметок путевой лист считается недействительным.

Шаг 4 — Указание маршрута и цели поездки

В разделе о движении автомобиля указывается маршрут следования (пункты отправления и назначения). Хотя детальное описание маршрута теперь не является обязательным реквизитом, его наличие помогает обосновать пробег и расход топлива перед ФНС. Также заполняются сведения о виде перевозки.

Шаг 5 — Закрытие путевого листа

После возвращения на парковку водитель сдаёт путевой лист диспетчеру или другому ответственному лицу. В документ вносятся дата и время возвращения, а также итоговые показания одометра. Механик проводит послерейсовый осмотр ТС, а водитель — послерейсовый медосмотр (если это требуется по закону), о чём делаются соответствующие отметки. На основе разницы показаний одометра рассчитывается пробег за смену и фактический расход ГСМ.

Частые ошибки при заполнении

Неправильно оформленный путевой лист может быть признан недействительным, что влечёт за собой штрафы и налоговые риски. Вот самые распространённые ошибки:

• Отсутствие обязательных реквизитов. Например, не указан СНИЛС водителя, показания одометра или сведения о медосмотре. Это прямое нарушение Приказа Минтранса.
• Неверный срок действия. Путевой лист оформляется на один день или на срок до одного месяца. Указание некорректного периода может вызвать вопросы у проверяющих.
• Нет отметок о медосмотре и техосмотре. Отсутствие подписи медика или механика — одна из грубейших ошибок. Это означает, что к рейсу был допущен непроверенный водитель на потенциально неисправном автомобиле.
• Несоответствие пробега и расхода ГСМ. Если по данным путевого листа расход топлива аномально высокий или низкий для указанного пробега, это может стать причиной для более глубокой налоговой проверки.
• Незаверенные исправления. Любые помарки и исправления должны быть заверены подписью ответственного лица с указанием даты и надписью «Исправленному верить».

Нормативная база

Оформление и применение путевых листов регулируется несколькими основными нормативно-правовыми актами:

• Приказ Министерства транспорта РФ от 28 сентября 2022 г. № 390. Это основной документ, устанавливающий состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов.
• Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Определяет общие правила перевозок грузов, пассажиров и багажа, в контексте которых используется путевой лист.
• Налоговый кодекс РФ (статья 252). Устанавливает, что расходы должны быть документально подтверждены. Путевой лист является одним из таких подтверждающих документов для списания затрат на ГСМ.

Заключение

Образец заполнения путевого листа — важный документ, который подтверждает законность эксплуатации транспорта, обосновывает расходы и обеспечивает безопасность на дороге. Его корректное ведение является обязательным требованием законодательства, игнорирование которого чревато серьёзными штрафами и налоговыми последствиями.

Чтобы избежать отказа в принятии расходов и претензий со стороны ГИБДД, используйте актуальные формы бланков, тщательно проверяйте наличие всех обязательных реквизитов и своевременность проставления отметок об осмотрах. Ответственный подход к ведению этой документации — залог спокойной работы любого бизнеса, связанного с автотранспортом.

Скачайте бланк и образец заполнения путевого листа по ссылке ниже, чтобы быть уверенным в правильности его оформления.