Бланк расходного кассового ордера

Введение

Бланк расходного кассового ордера (РКО) — это официальный документ, который используется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации. Он является основным документом, подтверждающим факт совершения кассовой операции, и обязателен для ведения кассовой дисциплины. РКО требуется в различных ситуациях — от выдачи заработной платы или аванса до возмещения подотчётных сумм и оплаты товаров или услуг наличными.

Правильное заполнение бланка расходного кассового ордера обеспечивает строгий учёт движения наличных средств, предотвращает хищения и ошибки, а также служит основанием для ведения бухгалтерского учёта. РКО — это документ, который имеет унифицированную форму № КО-2, утверждённую Госкомстатом. Даже при использовании онлайн-касс и безналичных расчётов, в ряде случаев выдача наличных из кассы остаётся необходимой, и в этот момент важно правильно оформить документ. Налоговые и другие контролирующие органы при проверке в первую очередь обращают внимание на правильность оформления кассовой документации.

В этой статье мы разберём, когда и зачем нужен бланк расходного кассового ордера, как правильно заполнить его, какие ошибки встречаются и что говорит закон. Мы предоставим актуальный образец, пошаговую инструкцию и рассмотрим основные аспекты, чтобы вы могли оформить всё без лишних проблем.

Зачем нужен бланк расходного кассового ордера

Бланк расходного кассового ордера выполняет несколько критически важных функций, которые обеспечивают финансовую дисциплину и прозрачность в компании.

• Документальное подтверждение. РКО — единственный документ, который подтверждает законность выдачи наличных средств из кассы. Он служит основанием для бухгалтерских проводок по списанию денежных средств.
• Контроль за движением наличности. Ордер позволяет строго отслеживать все операции по выдаче наличных, обеспечивая полный контроль за кассой и предотвращая несанкционированные траты.
• Основание для авансового отчёта. Если наличные выдаются подотчётному лицу, РКО является основанием для последующего оформления авансового отчёта, в котором сотрудник должен отчитаться за потраченные средства.
• Соблюдение кассовой дисциплины. Использование унифицированного бланка расходного кассового ордера — это часть требований по ведению кассовой дисциплины, за нарушение которой предусмотрена административная ответственность.
• Доказательство при проверках. При налоговых проверках или проверках кассовой дисциплины со стороны других контролирующих органов РКО является основным документом, подтверждающим законность операций.

Кто может подать

Бланк расходного кассового ордера не «подаётся», а оформляется уполномоченными лицами в организации.

• Кассир. Сотрудник, ответственный за кассу, занимается непосредственным оформлением РКО. Он заполняет бланк, выдаёт наличные и получает подпись получателя.
• Главный бухгалтер. Он проверяет правильность оформления ордера, наличие всех подтверждающих документов и ставит свою подпись, разрешая операцию.
• Руководитель. В случае отсутствия главного бухгалтера или по его поручению, руководитель организации может подписать РКО.
• Получатель средств. Сотрудник или стороннее лицо, которому выдаются наличные, должен лично расписаться в РКО, подтверждая получение денег.

Что должно быть в бланке расходного кассового ордера

Для того чтобы бланк расходного кассового ордера имел юридическую силу, он должен содержать все обязательные реквизиты, указанные в унифицированной форме № КО-2.

• Наименование организации. Полное наименование компании.
• Реквизиты. ИНН, КПП, код по ОКПО.
• Номер и дата. Уникальный порядковый номер ордера и дата его составления.
• Сумма. Сумма выдаваемых наличных денежных средств, указанная цифрами и прописью.
• Корреспондирующий счёт. Указывается счёт бухгалтерского учёта, с которого списываются средства (например, 71 — для подотчётных сумм, 70 — для зарплаты).
• Основание. Обязательно указывается, на основании какого документа выдаются деньги (например, «заявление на выдачу под отчёт», «приказ о выдаче зарплаты»).
• Приложение. Перечень прилагаемых документов (чеков, заявлений, приказов), которые подтверждают правомерность операции.
• Данные получателя. ФИО, паспортные данные, должность, а также подпись получателя, подтверждающая получение средств.
• Подписи. Подписи руководителя и главного бухгалтера (или кассира), разрешающие выдачу.

Как правильно заполнить

Заполнение бланка расходного кассового ордера требует внимательности, так как любая ошибка может привести к финансовым проблемам. Пошаговая инструкция поможет вам всё сделать правильно.

Шаг 1 — Заполнение шапки

В шапке бланка укажите полное наименование организации, её реквизиты. Присвойте РКО уникальный порядковый номер, который должен соответствовать журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и укажите дату его составления.

Шаг 2 — Указание данных получателя и суммы

В графе «Выдать» укажите ФИО и должность получателя средств. В строке «Сумма» напишите сумму цифрами и прописью (например, «10 000 (Десять тысяч) рублей 00 копеек»). Убедитесь, что сумма прописью и цифрами совпадает.

Шаг 3 — Указание основания и приложения

В графе «Основание» укажите цель выдачи средств (например, «оплата канцелярских товаров», «аванс на командировочные расходы»). Обязательно укажите документ, на основании которого выдаются средства (например, «заявление сотрудника», «авансовый отчёт»). В графе «Приложение» перечислите все прилагаемые документы, такие как чеки или товарные накладные.

Шаг 4 — Подписи и выдача

После заполнения бланк подписывается главным бухгалтером и руководителем. Затем ордер передаётся кассиру. Кассир выдаёт деньги получателю, который должен лично расписаться в строке «Получил». После выдачи средств кассир проставляет свою подпись, и ордер остаётся в кассе для последующего учёта.

Частые ошибки

Неправильно заполненный бланк расходного кассового ордера может стать причиной штрафов. Вот самые распространённые ошибки, которых следует избегать:

• Отсутствие подписей. Отсутствие хотя бы одной из обязательных подписей (руководителя, главбуха, кассира, получателя) делает ордер недействительным, и операция считается неоформленной.
• Исправления и помарки. В РКО не допускаются исправления, помарки, использование корректоров. Если допущена ошибка, необходимо составить новый ордер.
• Несоответствие данных. Сумма цифрами и прописью, а также данные о получателе должны полностью совпадать. Расхождения могут привести к вопросам со стороны контролирующих органов.
• Отсутствие основания. Если в ордере не указано, на основании чего выданы деньги, это может расцениваться как нецелевое расходование средств.
• Отсутствие подтверждающих документов. К РКО обязательно должны прилагаться документы, подтверждающие правомерность операции (заявления, приказы, счета), иначе расходы не могут быть учтены в бухгалтерском учёте.

Нормативная база

Ведение кассовых операций и заполнение бланка расходного кассового ордера регулируется несколькими нормативно-правовыми актами. Знание этих документов поможет вам избежать нарушений.

• Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Этот документ устанавливает порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Закон «О бухгалтерском учёте», который регулирует ведение первичной учётной документации, в том числе и РКО.
• Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Этим документом утверждена унифицированная форма № КО-2.

Заключение

Бланк расходного кассового ордера — это важнейший документ, который подтверждает законность выдачи наличных денежных средств из кассы. Его правильное заполнение и хранение — это залог успешного прохождения проверок, а также гарантия финансовой безопасности компании. Не пренебрегайте этим документом и всегда следуйте правилам кассовой дисциплины.

Чтобы избежать ошибок, всегда используйте актуальные бланки и руководствуйтесь нормами законодательства. Скачайте бланк и образец бланка расходного кассового ордера по ссылке ниже.